1. Geltungsbereich und verarbeitete Daten
Diese Erklärung gilt für poolresidences.com sowie unsere Reservierungs- und Gästeverwaltung. Je nach Ihrer Interaktion verarbeiten wir Kontaktdaten, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsdaten, die Anzahl der Erwachsenen und Kinder, die Schlafzimmeroption, Nachrichten, Buchungsreferenzen, Preise, Zahlungsbelege und relevante Anhänge. Bei Plattformbuchungen kann dies eine private Kopie der Buchungsbestätigung umfassen.
Anfragen für Gästeservices können Angaben zu Ihrer Villa, Kontaktnummer, gewünschten Leistung, Abholung und Ihren Präferenzen enthalten. Soweit dies für rechtmäßige Gäste- oder Einwanderungsmeldungen erforderlich ist, verarbeiten wir Identitäts- und Passdaten sowie die notwendigen Angaben zur Ankunft, einschließlich für TM30-Meldungen. Für einen gesondert erläuterten Dienst können bei der Datenerhebung zusätzliche Informationen bereitgestellt werden.
Technische Daten können IP-Adresse, Zeitpunkte von Anfragen und Verifizierungen, Browser- und Geräteinformationen, aufgerufene Seiten, Sicherheitsaufzeichnungen und Cookie-Auswahl umfassen. Geben Sie bitte nur angeforderte Informationen an und vermeiden Sie Passkopien, Gesundheitsdaten oder andere sensible Angaben in gewöhnlichen Anfragen.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verwenden Anfrage- und Reservierungsdaten, um Ihre Anfrage zu beantworten, ein Angebot zu erstellen, eine Buchung zu bestätigen und zu verwalten, eine Villa zuzuteilen, sich überschneidende Reservierungen zu vermeiden und angefragte Gästeservices zu erbringen. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage oder die Erfüllung des Unterkunfts- beziehungsweise Dienstleistungsvertrags.
Informationen, die für Einwanderungsmeldungen, Buchhaltung, Steuern oder andere anwendbare Pflichten erforderlich sind, verarbeiten wir auf Grundlage dieser gesetzlichen Verpflichtungen. Sicherheit, Missbrauchsabwehr, betriebliche Aufzeichnungen und die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen können auf berechtigten Interessen beruhen; dabei ist die erforderliche Abwägung mit Ihren Rechten vorzunehmen.
Optionale Analysen und eingebettete Karten richten sich nach Ihren gesonderten Entscheidungen. Soweit eine Einwilligung die maßgebliche Rechtsgrundlage ist, können Sie diese widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitung zu berühren. Die Bestätigung dieser Datenschutzerklärung im Buchungsformular ist weder eine pauschale Einwilligung in optionales Tracking noch ein Verzicht auf Datenschutzrechte.
3. Erforderliche und freiwillige Angaben
Als erforderlich gekennzeichnete Felder werden benötigt, um die Anfrage zu bearbeiten, eine Reservierung zu bestätigen oder eine gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen. Ohne die notwendigen Kontakt-, Aufenthalts- oder gesetzlich vorgeschriebenen Gästedaten können wir die Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten oder den Aufenthalt beziehungsweise die Leistung nicht bereitstellen. Optionale Nachrichten und Präferenzen sind freiwillig. Wenn Sie optionale Analysen oder Karten ablehnen, können Sie die Website weiterhin besuchen und eine Buchung anfragen.
4. Wer Informationen erhält
Autorisierte Mitarbeitende und Dienstleister erhalten die Informationen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Wir nutzen Hosting und Website-Infrastruktur von Hostinger sowie E-Mail-Dienste, einschließlich Google/Gmail, für die Verwaltung. Soweit Google Calendar für die Reservierungsverwaltung angebunden ist, kann dieser Dienst Gäste- und Aufenthaltsdaten, Kontaktdaten und notwendige Buchungsnotizen enthalten.
Wenn Sie einen von uns organisierten Gästeservice anfragen, können die notwendigen Kontakt- und Leistungsangaben an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Soweit das Serviceformular dies vorsieht, wird eine gesonderte Erlaubnis eingeholt, einschließlich für die Weitergabe einer Telefonnummer. Buchungsplattformen verarbeiten Plattformreservierungen nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen. Gesetzlich erforderliche Informationen übermitteln wir an die Einwanderungsbehörde oder andere zuständige Behörden, wenn dies rechtlich vorgeschrieben ist.
Informationen für die interne Reservierungsverwaltung, einschließlich Booking.com-Bestätigungen, werden in Verwaltungsunterlagen mit beschränktem Zugriff gespeichert. Geben Sie keine unnötigen sensiblen Informationen in Freitextfelder ein. Diese Erklärung erlaubt keine zweckfremde Weitergabe Ihrer Daten.
5. Analysen, Karten und externe Links
Google-Analysetags bleiben inaktiv, bis Sie in den Datenschutzeinstellungen Statistik aktivieren. Nach der Aktivierung kann Google technische Kennungen, Geräte- und Seitennutzungsdaten sowie Conversion-Ereignisse wie eine abgesendete Anfrage erhalten. Das konfigurierte Lead-Ereignis enthält weder den Namen noch die E-Mail-Adresse oder die Nachricht des Gastes. Einwilligungssignale für Werbezwecke bleiben auf abgelehnt gesetzt. Optionale Analysen stellen eine Verbindung zu Google her; für die dortige Verarbeitung gelten die entsprechenden Anbieterinformationen.
Eingebettete Google Maps bleiben inaktiv, bis Sie Karten aktivieren oder die Anzeige der Karte auswählen. Beim Laden wird Ihr Browser mit Google verbunden; dabei können technische Daten wie Ihre IP-Adresse übermittelt werden. Ein gewöhnlicher externer Routenlink öffnet Google gesondert.
Links zu WhatsApp, Facebook, Booking.com sowie Fähr-, Liefer- und Aktivitätenanbietern führen zu unabhängigen Diensten mit eigenen Datenschutzhinweisen und Bedingungen. Einige Links, einschließlich zu 12Go und anderen ausgewählten Partnern, enthalten Empfehlungskennungen und können uns eine Provision einbringen. Nach dem Öffnen eines externen Dienstes ist der jeweilige Anbieter für seine eigene Datenverarbeitung verantwortlich. Automatische Travelpayouts-Werbung wurde auf dieser Website deaktiviert.
7. Zugangsbeschränkte Werkzeuge und Gästeunterlagen
Anfragen zum Zugang zu herunterladbaren KI-Werkzeugen können Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optionale Angaben zum Unternehmen, den vorgesehenen Verwendungszweck und einen aus der IP-Adresse abgeleiteten Wert zur Missbrauchsabwehr enthalten. Diese Daten dienen der Prüfung des Zugangs und der E-Mail-Verifizierung. Eine Zugangsanfrage bedeutet für sich genommen nicht, dass Ihre Nachricht an ein KI-Modell übermittelt wird.
Gästeunterlagen und Dokumente für Einwanderungsmeldungen werden für den jeweiligen Verwaltungszweck verwendet und nur autorisierten Empfängern zugänglich gemacht. Bevor wir einen Dienst mit einer wesentlich anderen Nutzung personenbezogener Daten einführen, stellen wir die entsprechenden Informationen bereit und holen eine gegebenenfalls erforderliche gesonderte Einwilligung ein.
8. Verarbeitung außerhalb Thailands
Anbieter von Hosting, E-Mail, Kalendern und externen Diensten können Informationen in Thailand oder anderen Ländern verarbeiten. Internationale Verarbeitungen unterliegen weiterhin den Übermittlungs- und Schutzanforderungen des Rechts, das auf die jeweiligen Daten und Dienste anwendbar ist. Kontaktieren Sie uns für Informationen zu den betreffenden Empfängern, Verarbeitungsorten und anwendbaren Übermittlungsregelungen. Die Nutzung dieser Website stellt keinen Verzicht auf diese gesetzlichen Anforderungen dar.
9. Wie lange Informationen aufbewahrt werden
Anfrageunterlagen werden während der Bearbeitung der Anfrage und für einen weiteren Zeitraum aufbewahrt, der durch Nachbearbeitung oder Rechtsansprüche gerechtfertigt ist. Reservierungs-, Zahlungs-, Service- und Gästemeldeunterlagen werden für den Aufenthalt sowie während der jeweils geltenden Buchhaltungs-, Steuer-, Einwanderungs- und Anspruchsfristen aufbewahrt. Die maßgebliche Aufbewahrungsdauer hängt von der Art der Unterlagen, gesetzlichen Pflichten und etwaigen ungelösten Streitigkeiten ab. Die oben genannten technischen Ablaufzeiten bedeuten nicht, dass eine zugehörige Buchungsunterlage gleichzeitig gelöscht wird.
Wir löschen oder anonymisieren Unterlagen, sobald kein fortbestehender rechtmäßiger Bedarf vorliegt; notwendige Sicherungszyklen und rechtliche Anforderungen zur Sicherung von Unterlagen bleiben vorbehalten. Beim Datenschutzkontakt können Sie die Aufbewahrungsdauer für Ihren konkreten Datensatz erfragen.
10. Sicherheit und Vorfälle
Wir setzen geeignete organisatorische und technische Maßnahmen ein, einschließlich beschränkter Verwaltungszugriffe und sicherer Verbindungen, soweit diese bereitgestellt werden. Keine Website, kein E-Mail-System und keine Übertragung kann als vollständig sicher garantiert werden. Dies schließt unsere Sicherheitsverpflichtungen oder Haftung nicht aus. Vorfälle werden bewertet und der zuständigen Behörde sowie betroffenen Personen gemeldet, soweit und wie es das anwendbare Recht verlangt.
11. Ihre Rechte und Beschwerden
Unter den Voraussetzungen und Ausnahmen des anwendbaren Rechts können Sie Auskunft beziehungsweise eine Kopie, Berichtigung, Löschung oder Anonymisierung, Einschränkung oder Datenübertragbarkeit verlangen oder der jeweiligen Verarbeitung widersprechen. Eine Einwilligung in eine darauf gestützte Verarbeitung können Sie widerrufen. Senden Sie Anfragen an den Datenschutzkontakt. Zur Überprüfung Ihrer Identität können wir verhältnismäßige Angaben benötigen; wir antworten innerhalb der jeweils geltenden gesetzlichen Frist.
Sie können sich bei Thailands Ausschuss für den Schutz personenbezogener Daten (PDPC) beschweren. Soweit auf die jeweilige Verarbeitung weitere Datenschutzvorschriften einschließlich der DSGVO anwendbar sind, bleiben die dort vorgesehenen zusätzlichen Rechte und Beschwerdewege bestehen. Bei Informationen über Kinder in einer Buchung sollte uns ein berechtigter Elternteil oder Vormund kontaktieren. Eine erforderliche Einwilligung muss die anwendbaren Vorschriften für Minderjährige erfüllen.
12. Aktualisierungen und gesetzlicher Schutz
Das oben genannte Datum kennzeichnet diese Fassung. Wesentlich andere Verarbeitungen werden erläutert und erforderliche Einwilligungen eingeholt. Die Veröffentlichung einer Aktualisierung ändert einen bestehenden Unterkunftsvertrag nicht automatisch. Die Verantwortung für Unterkunftsleistungen, Leistungen Dritter und Websiteinformationen wird in den Buchungsbedingungen erläutert. Keine Formulierung dieser Erklärung schließt gesetzliche Datenschutzrechte, Schadensersatzansprüche oder eine andere Haftung aus, die rechtlich nicht ausgeschlossen werden kann.