1. Reikwijdte en gegevens die wij verwerken
Deze verklaring geldt voor poolresidences.com en onze reserverings- en gastenadministratie. Afhankelijk van uw contact met ons verwerken wij contactgegevens, nationaliteit, verblijfsdata, aantallen volwassenen en kinderen, slaapkameroptie, berichten, boekingsreferenties, prijzen, betalingsgegevens en relevante bijlagen. Bij platformboekingen kan dit een privé opgeslagen kopie van de boekingsbevestiging omvatten.
Aanvragen voor gastendiensten kunnen uw villa, contactnummer, gevraagde dienst, ophaalgegevens en voorkeuren bevatten. Waar dit nodig is voor wettelijke gastenregistratie of immigratiemeldingen verwerken wij identiteits- en paspoortgegevens en de benodigde aankomstgegevens, waaronder voor TM30-meldingen. Een dienst met een afzonderlijke kennisgeving kan bij de verzameling aanvullende informatie geven.
Technische gegevens kunnen bestaan uit het IP-adres, tijdstippen van aanvragen en verificaties, browser- en apparaatgegevens, opgevraagde pagina’s, beveiligingsregistraties en cookiekeuzes. Verstrek alleen de gevraagde informatie en stuur geen paspoortkopieën, gezondheidsgegevens of andere gevoelige informatie in gewone aanvraagberichten.
2. Doeleinden en rechtsgronden
Wij gebruiken aanvraag- en reserveringsgegevens om uw aanvraag te beantwoorden, een aanbod op te stellen, een boeking te bevestigen en beheren, een villa toe te wijzen, conflicterende reserveringen te voorkomen en gevraagde gastendiensten te leveren. De rechtsgrond is het op uw verzoek nemen van maatregelen vóór een overeenkomst of het uitvoeren van de accommodatie- of dienstenovereenkomst.
Wij verwerken gegevens die nodig zijn voor immigratie-, boekhoud-, belasting- of andere toepasselijke verplichtingen op basis van die wettelijke verplichtingen. Beveiliging, misbruikpreventie, operationele registraties en het instellen of verdedigen van rechtsvorderingen kunnen berusten op gerechtvaardigde belangen, met de vereiste afweging van uw rechten.
Optionele statistieken en ingesloten kaarten werken op basis van uw afzonderlijke keuzes. Wanneer toestemming de relevante rechtsgrond is, kunt u deze intrekken zonder gevolgen voor verwerking die al rechtmatig heeft plaatsgevonden. De bevestiging dat u deze verklaring in een boekingsformulier hebt gelezen, is geen algemene toestemming voor optionele tracking of afstand van privacyrechten.
3. Verplichte en optionele gegevens
Velden die als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om de aanvraag te behandelen, een reservering te bevestigen of aan een wettelijke verplichting te voldoen. Zonder de benodigde contact-, verblijfs- of wettelijk verplichte gastengegevens kunnen wij de aanvraag mogelijk niet verwerken of het verblijf of de dienst niet leveren. Optionele berichten en voorkeuren zijn vrijwillig. Het weigeren van optionele statistieken of kaarten verhindert niet dat u de website bezoekt of een boeking aanvraagt.
4. Wie ontvangt gegevens?
Bevoegde medewerkers en dienstverleners ontvangen de gegevens die zij voor hun werk nodig hebben. Wij gebruiken hosting en website-infrastructuur van Hostinger en e-maildiensten, waaronder Google/Gmail, voor de administratie. Wanneer Google Calendar voor de reserveringsadministratie is gekoppeld, kan dit gasten- en verblijfsgegevens, contactgegevens en noodzakelijke boekingsnotities bevatten.
Wanneer u vraagt om een gastendienst te regelen, kunnen de benodigde contact- en dienstgegevens naar de betreffende aanbieder worden gestuurd; er wordt afzonderlijk toestemming gevraagd wanneer het dienstenformulier dat vereist, ook voor het delen van een telefoonnummer. Boekingsplatforms verwerken platformreserveringen volgens hun eigen verklaringen. Wij verstrekken vereiste gegevens aan immigratie- of andere bevoegde autoriteiten wanneer dit wettelijk verplicht is.
Gegevens voor de interne reserveringsadministratie, waaronder bevestigingen van Booking.com, worden bewaard in administratieve dossiers met beperkte toegang. Neem geen onnodige gevoelige informatie op in vrije tekstvelden. Deze verklaring geeft geen toestemming voor het delen van uw gegevens voor niet-gerelateerde doeleinden.
5. Statistieken, kaarten en externe links
Analysetags van Google blijven inactief totdat u Statistieken inschakelt in de privacyinstellingen. Indien ingeschakeld kan Google technische identificatoren, apparaat- en paginagebruiksgegevens en conversiegebeurtenissen ontvangen, zoals een ingediende aanvraag. De ingestelde leadgebeurtenis bevat niet de naam, het e-mailadres of het bericht van de gast. Toestemmingssignalen voor advertenties blijven geweigerd. Optionele statistieken brengen een verbinding met Google en verwerking door Google volgens de relevante aanbiedersinformatie met zich mee.
Ingesloten Google Maps blijft inactief totdat u Kaarten inschakelt of ervoor kiest de kaart te tonen. Door het laden maakt uw browser verbinding met Google en kunnen technische gegevens zoals uw IP-adres worden verzonden. Een gewone externe routebeschrijvingslink opent Google afzonderlijk.
Links naar WhatsApp, Facebook, Booking.com en aanbieders van veerboten, bezorging en activiteiten leiden naar onafhankelijke diensten met eigen verklaringen en voorwaarden. Sommige links, waaronder naar 12Go en andere geselecteerde partners, bevatten verwijzingscodes en kunnen ons een commissie opleveren. Nadat u een externe dienst opent, is die aanbieder verantwoordelijk voor zijn eigen verwerking. Automatische Travelpayouts-advertenties zijn op deze website uitgeschakeld.
7. Hulpmiddelen met beperkte toegang en gastendossiers
Aanvragen voor toegang tot downloadbare AI-hulpmiddelen kunnen uw naam, e-mailadres, optionele bedrijfsnaam, het beoogde gebruik en een van het IP-adres afgeleide waarde voor misbruikpreventie bevatten, die worden gebruikt om toegang te beoordelen en e-mail te verifiëren. Het aanvragen van toegang betekent op zichzelf niet dat uw bericht naar een AI-model wordt gestuurd.
Gasten- en immigratiedocumenten worden gebruikt voor het betreffende administratieve doel en zijn alleen beschikbaar voor bevoegde ontvangers. Voordat wij een dienst invoeren met een wezenlijk ander gebruik van persoonsgegevens, verstrekken wij de relevante informatie en vragen wij de eventueel vereiste afzonderlijke toestemming.
8. Verwerking buiten Thailand
Aanbieders van hosting, e-mail, agenda’s en externe diensten kunnen gegevens verwerken in Thailand of andere landen. Internationale verwerking blijft onderworpen aan de doorgifte- en beschermingsvereisten van de wet die op de betreffende gegevens en dienst van toepassing is. Neem contact met ons op voor informatie over de relevante ontvangers, locaties en toepasselijke doorgifteafspraken; door deze website te gebruiken doet u geen afstand van deze wettelijke vereisten.
9. Hoelang gegevens worden bewaard
Aanvraaggegevens worden bewaard zolang de aanvraag wordt behandeld en gedurende een verdere periode die gerechtvaardigd is door opvolging of rechtsvorderingen. Reserverings-, betalings-, diensten- en gastenmeldingsgegevens worden bewaard voor het verblijf en de toepasselijke boekhoud-, belasting-, immigratie- en vorderingstermijnen. De relevante bewaartermijn hangt af van de gegevenscategorie, de wettelijke verplichting en eventuele onopgeloste geschillen; de bovenstaande technische vervaltermijnen betekenen niet dat een gekoppeld boekingsdossier op hetzelfde moment wordt verwijderd.
Wij verwijderen of anonimiseren gegevens wanneer er geen voortdurende rechtmatige noodzaak meer is, met inachtneming van noodzakelijke back-upcycli en juridische bewaarplichten. U kunt bij het privacycontact informeren naar de bewaartermijn die op uw specifieke dossier van toepassing is.
10. Beveiliging en incidenten
Wij gebruiken passende organisatorische en technische maatregelen, waaronder beperkte administratieve toegang en beveiligde verbindingen waar deze worden aangeboden. Geen website, e-mailsysteem of gegevensoverdracht kan als volledig veilig worden gegarandeerd. Dit sluit onze beveiligingsverplichtingen of aansprakelijkheid niet uit. Incidenten worden beoordeeld en gemeld aan de bevoegde autoriteit en betrokken personen waar en zoals de toepasselijke wet vereist.
11. Uw rechten en klachten
Onder de voorwaarden en uitzonderingen van de toepasselijke wet kunt u inzage of een kopie, correctie, verwijdering of anonimisering, beperking, overdraagbaarheid vragen of bezwaar maken tegen relevante verwerking. U kunt toestemming intrekken voor verwerking die daarop berust. Stuur verzoeken naar het privacycontact; wij kunnen evenredige informatie nodig hebben om uw identiteit te verifiëren en antwoorden binnen de toepasselijke wettelijke termijn.
U kunt een klacht indienen bij het Thaise Comité voor de bescherming van persoonsgegevens (PDPC). Indien een andere gegevensbeschermingswet, waaronder de AVG, van toepassing is op de betreffende verwerking, blijven de aanvullende rechten en klachtenmogelijkheden daarvan beschikbaar. Voor gegevens over kinderen in een boeking moet een bevoegde ouder of voogd contact met ons opnemen; eventueel vereiste toestemming moet voldoen aan de toepasselijke regels voor minderjarigen.
12. Wijzigingen en wettelijke bescherming
De bovenstaande datum duidt deze versie aan. Wezenlijk andere verwerking wordt toegelicht en de eventueel vereiste toestemming wordt verkregen. Het publiceren van een wijziging verandert een bestaande accommodatieovereenkomst niet automatisch. Verantwoordelijkheden voor accommodatie, diensten van derden en website-informatie worden toegelicht in de boekingsvoorwaarden. Geen formulering in deze verklaring sluit wettelijke privacyrechten, schadevergoeding of andere aansprakelijkheid uit die niet rechtmatig kan worden uitgesloten.
Informatie van aanbieders en klachten
- Privacybeleid van Hostinger ↗
- Privacybeleid van Google ↗
- Privacyverklaring van Booking.com ↗
- Privacybeleid van WhatsApp ↗
- Klachtenportaal van de Thaise PDPC ↗
Lees onze boekingsvoorwaarden en aansprakelijkheidsbeperkingen